Reunião de Abertura do Projeto

Thururururu! Hoje vamos falar aqui sobre a importância da reunião inicial de nosso projeto. Esta tem por principal motivo repassar quais as premissas e restrições do produto. Nela falamos quem são as partes interessadas, os para quês e por quês do projeto. Este artigo tem como base o post do blog PTI. Vamos lá senhores!

No início de um projeto, é muito importante reunir todos os participantes para definir vários assuntos referentes ao desenvolvimento e implantação do software. Logo, pode-se dizer que este é um momento de “Kick-off” do projeto.

Se você já jogou futebol nos videogames, deve se lembrar que a partida começa quando a palavra “Kick-off” aparece na tela, não é? Pois bem, é nesse sentido que o conceito de Kick-off será tratado nesse artigo.

Kick-off, em inglês, significa o sinal de início de uma atividade ou evento, e é um termo bastante utilizado em várias ocasiões. Uma reunião de Kick-off na área de TI é o momento em que todos os participantes do projeto se reúnem para definir objetivos, recursos, restrições, prazos e cronogramas referente ao projeto em pauta. O evento deve ocorrer em um local separado do ambiente de trabalho para facilitar a comunicação e evitar interrupções.

Essa reunião normalmente tem duração de duas a três horas, dependendo da dimensão do projeto e do compartilhamento de informações para esclarecer as possíveis dúvidas dos participantes. Ao final desta reunião, finalmente dá-se o início ao desenvolvimento do projeto.

A reunião de Kick-off sempre conta com um responsável que irá conduzir o andamento de cada tópico da reunião. Para isso, é necessário que exista um documento principal composto de todas as características do projeto, de forma que todos possam acompanhar a discussão da reunião. Este documento recebe o nome de Project Charter, e deve ser visualizado em um Data Show ou uma cópia deve ser entregue a cada participante.

O Project Charter, também conhecido como Termo de Abertura do Projeto (TAP), é extremamente importante para a reunião de Kick-off. Normalmente é elaborado pelo Gestor de Projetos, que se encarrega de enunciar todos os itens relacionados ao software que será desenvolvido, desde o planejamento até a fase de implantação e treinamento.

Em linhas gerais, o Project Charter contém a especificação do projeto em geral, envolvendo principalmente os pontos:

• Objetivo, justificativa e propósito do projeto;

• Recursos humanos do projeto (analistas, projetistas, gestores e desenvolvedores);

• Demais stakeholders envolvidos (usuários, gerentes e parceiros);

• Cronograma e prazos de entrega;

• Recursos materiais e investimentos necessários;

• Possíveis riscos que podem ocorrer, bem como um plano de prevenção e/ou recuperação;

• Implantação e capacitação dos usuários (equipe residente, treinamento EaD, etc.).

Este documento, na verdade, é uma ferramenta que permite a decomposição do fluxo de trabalho em atividades específicas, na forma de um diagrama. Na prática, o WBS pode ser comparado a uma hierarquia. Quanto mais subníveis houver, maior será o detalhamento de uma atividade.

Como se pode perceber, este documento deve ser bem formalizado. É um artefato importante para que não haja obstáculos no andamento do projeto e não ocorra imprevistos não documentados.

Eventualmente, na reunião de Kick-off pode existir mais alguns documentos pautados para discussão. Um deles é o Work Breakdown Structure, abreviado como WBS.

Conforme a ocasião, outros documentos ainda podem aparecer na reunião. Se o projeto de software discutido for substituir um sistema já utilizado pelo cliente, talvez seja necessário elencar um documento com as especificações de migração de dados, ou seja, a documentação para o procedimento de cópia dos dados do software atual para a base de dados do software que será desenvolvido. A migração não é uma tarefa simples, e é um pouco mais complexa quando é feita entre sistemas de bancos de dados diferentes, como PostgreSQL para Firebird, por exemplo. Além disso, geralmente a estrutura das tabelas é diferente, exigindo que vários testes sejam realizados antes da cópia definitiva.

Na reunião de Kick-off, quando finalmente todos os itens forem abordados pelo responsável, abre-se um espaço para as dúvidas dos participantes e demais esclarecimentos necessários. Neste momento também é importante propor mudanças ou melhorias nas fases do projeto. Se a sugestão for aceita, o Project Charter é atualizado pelo Gestor de Projetos, destacando a parte alterada do documento com outra fonte ou formatação. Isso facilita a visualização das alterações no documento ocorridas durante a reunião de Kick-off.

Por fim, cada participante recebe um documento chamado Holdmap. Este documento contém as tarefas destinadas ao integrante para a fase atual do projeto. Para um desenvolvedor, por exemplo, o Holdmap seriam as tarefas de implementação, contendo data de início, término e estimativa de tempo. O Holdmap permite que o colaborador se organize dentro dos prazos e siga um roteiro linear de atividades com a ciência dos superiores.

Vale ressaltar que nem todas as reuniões de Kick-off são da mesma forma. Elas podem ser diferentes conforme a cultura da empresa, tipo de projeto ou quantidade de integrantes envolvidos, mas basicamente o contexto é o mesmo.

Então é isso senhores. De seu amigo de sempre Bruno Rafael. Até a próxima.