Gerência de Projetos: Gestão de Riscos

Fala Galera, voltando à ativa com outro post ainda sobre Gerenciamento de Projetos.

Vamos lá.

O que é gerenciamento de riscos? – Gerenciamento de riscos é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar os recursos humanos e materiais de uma organização, no sentido de minimizar ou aproveitar os riscos e incertezas sobre essa organização. Incertezas representam riscos e oportunidades, com potencial para destruir ou agregar valor. O gerenciamento de riscos corporativos possibilita aos administradores tratar com eficácia as incertezas, bem como os riscos e as oportunidades a elas associadas, a fim de melhorar a capacidade de gerar valor.O valor é maximizado quando a organização estabelece estratégias e objetivos para alcançar o equilíbrio ideal entre as metas de crescimento e de retorno de investimentos e os riscos a elas associados, e para explorar os seus recursos com eficácia e eficiência na busca dos objetivos da organização.

           Segundo a definição do que é gerenciamento de riscos ISO 31.000, uma gestão de risco eficaz deve atender os seguintes princípios:

• Proteger e criar valor para as organizações.
• Ser parte integrante de todos os processos organizacionais.
• Ser considerada no processo de tomada de decisão.
• Abordar explicitamente à incerteza.
• Ser sistemática, estruturada e oportuna.
• Basear-se nas melhores informações disponíveis.
• Estar alinhada com os contextos internos e externos da organização e com o perfil do risco.
• Considerar os fatores humanos e culturais.
• Ser transparente e inclusiva.
• Ser dinâmica, interativa e capaz de reagir às mudanças.
• Permitir a melhoria contínua dos processos da organização.

  Planejamento do gerenciamento de riscos

Pode-se conceituar risco como sendo uma quantificação das consequências que poderão ser advindas, caso o projeto se atrase ou estoure orçamentos ou tenha problemas técnicos.

Neste processo é feito o planejamento do gerenciamento de riscos, onde são abordados, planejados e executados as tarefas para gerenciamento dos riscos. Ele deve ser acordado e finalizado logo no início do planejamento do projeto.

Cada projeto possui suas próprias características, isto faz com que este processo seja de suma importância para o projeto, por isto deve-se adorar o plano de risco que mais de adapte ao projeto.

3.1.  Identificação de riscos

É o processo onde são determinados os riscos que podem atingir o projeto, e são descriminados suas características, para que medias possam ser tomadas caso ocorra o risco. A tarefa de identificação deve ser bem detalhada e minuciosa, um risco não identificado pode definir o sucesso ou o fracasso de um projeto.

Muitas empresas não dão a devida importância a identificação dos riscos dos projetos e com isto tem um custo algo em corrigir o projeto para solucionar a ocorrência, ou em muitas vezes têm que encerrar o projeto, devido ao alto custo em dar uma reposta que seja efetiva ao erro ocorrido.

A identificação de riscos é uma atividade que deve ser realizada durante o decorrer do projeto, ela é uma atividade iterativa e crucial para a realização do projeto dentro do prazo, custo e escopo definido, os requisitos tendem a mudar constantemente e consequentemente os riscos também mudam, faz-se a isto é necessário uma vigilância contínua para que toda alteração nos requisitos não tragam surpresas inesperadas que impactem de forma negativa no transcorrer do projeto.

Algumas técnicas podem ser adotadas na atividade de identificação de risco para ajudar na coleta de informações como: Atividades de BrainStorming, Técnica Delphi, Entrevistas, Identificação da causa-raiz, Analise do pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças (SWOT).  Outras técnicas também podem ser adotadas para o estudo de riscos posterior são eles: Diagrama de causa e efeito, Diagrama de sistemas ou fluxograma, e Diagrama de influência.

3.2.  Análise qualitativa de riscos

Neste processo os riscos são identificados segundo sua relevância, é o processo necessário para priorizar riscos para análise ou ação adicional subseqüente, através da avaliação da probabilidade de ocorrência e do impacto caso o mesmo ocorra.

As vezes o custo em dar uma resposta a um risco é muito maior que o impacto que o mesmo causaria, e o mais sensato neste caso é deixar que caso ocorro e se ocorrer, cuide-se apenas no momento, pois as medidas para sanar o prejuízo e os mesmos são simples para o projeto.

3.3.  Análise quantitativa de riscos

Neste processo são analisados de forma numérica o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto, a análise dos riscos é baseada na análise qualitativa de riscos que foram priorizados pelo processo de análise qualitativa de riscos.

É atribuída uma classificação numérica a estes riscos através da análise do efeito desses eventos de risco. Na presença de incerteza, é apresentado também uma abordagem quantitativa para auxiliar na tomada de decisão.

3.4.  Planejamento de respostas a riscos

Neste processo são definidas ações para amenizar os danos e prejuízos causados por um risco identificado, além de ações a serem definidas para reduzir as ameaças dos riscos aos projetos.

O planejamento bem-feito neste processo é fundamental para o sucesso das contrapartidas no caso de ocorrência de um risco, a equipe deve buscar a precisão no detalhamento das medidas para que seja dado sempre uma resposta rápida e na medida certa a qualquer ocorrência de um risco identificado.

Não é incomum a ocorrência de um risco não identificado acontece na execução de um projeto, se o impacto deste risco após sua análise não for grande tende-se a tratá-lo mesmo dentro da equipe, mas se o impacto for grande é comum levá-lo ao conhecimento do escritório de projetos para que medidas emergências sejam tomadas antes da próxima reunião para tratar do projeto, a demora em agir pode contribuir para o fracasso do projeto. 

3.5.  Monitoramento e controle de riscos

Neste processo são definidas ações para controlar a ocorrência dos riscos, o que está sendo feito para que não haja a ocorrência dos riscos e se ocorra, o que foi feito ou será feito para corrigir os danos causados pela ocorrência.

O monitoramento deve ser constante e a avaliação das ocorrências e ações para o tratamento dos riscos deve fazer parte da agenda dos gerentes de projetos, a análise do custo/benéfico em mitigar ou protelar uma ação de correção de um risco deve ser diretamente ligada ao tamanho do impacto e custo causado no projeto e o custo para realizar as tarefas pertinentes a reparar o dano causado.

3.6.  Contextualização do Problema

Em gestão de projetos não é correto dizer o que é mais importante para o sucesso de um projeto, a somatória de fatores internos e externos ao projeto que dirão ao final, se o projeto terá sucesso ou não, mas sem o Gerenciamento de Riscos o projeto terá mais chances de não ser finalizado com o sucesso esperado.

Sem a identificação dos riscos e o tratamento que os mesmos deverão receber, caso ocorram o projeto fica a mercê do improviso, e este tipo de comportamento caracteriza a falta de planejamento pra o sucesso de um projeto e a falta de amadurecimento da instituição que assim age.

Infelizmente um número expressivo de projetos é iniciado e finalizado sem que seja levada em consideração a gestão de riscos do projeto, o improviso é uma prática comum e o desperdício de recursos também.

Mas felizmente a situação vem mudando em nossas organizações, mais e mais organizações vem adotando algum processo organizado de desenvolvimento de seus Projetos, utilizando práticas validadas e aprovadas pelo mercado, e que muito contribuem para a melhoria da qualidade dos produtos entregues.

O gerenciamento de riscos em um projeto traz para a organização o aumento da probabilidade de sucesso em seus projetos, pois os possíveis riscos são identificados, e é feito um planejamento para o tratamento de cada ocorrência, assim a ocorrência de surpresas no decorrer do projeto é menor, e a chance do projeto terminar no tempo, custo e escopo definido aumenta.

Segundo o PMBOK(2013,p.237) “O gerenciamento de riscos do projeto inclui os processos que tratam da realização de identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento de riscos em um projeto;”, conforme recomendação do PMBOK, com a identificação, análise, plano de respostas, e com o monitoramento e gerenciamento dos riscos do projeto, a probabilidade de um risco ocorrer sem que seja esperado, ou sem que tenhamos o planejamento para dar uma resposta ao mesmo é menor, e isto permite ao gerente de projetos e toda a equipe trabalhar com mais certezas dentro do projeto e permite um tratamento mais positivo dos problemas.

O Gerenciamento de Riscos não resolve todos os problemas na gestão de um projeto, mas sem dúvidas contribui positivamente para o sucesso de um projeto e consequentemente para o sucesso da organização.