Gerenciamento de Projetos - Fatores de sucesso para planejar e desenvolver projetos de forma simples e efetiva

Fala galera! Venho aqui neste fazer uma contribuição referente ao planejamento de projetos "críticos". são citados 10 pontos que devem ser seguidos, para que seja possível a criação do necessário para estes tipo de projetos baseado em Ricardo Vargas. Lets go!

1. Desenvolver Termo de Abertura – Este processo tem como objetivo desenvolver o documento Termo de Abertura do Projeto. Ele documenta as necessidades de negócio  que serão atendidas pelos projetos, além de obter  o comprometi- mento  das áreas/pessoas envolvidas e divulgar oficialmente  o nascimento dos projetos  a todas  as partes  interessadas. O Termo de Abertura do Projeto deve ser mantido  inalterado  ao longo do projeto. Sua atualização é feita em caso de mudança  extrema no projeto como, por exemplo, mudança  do patrocinador ou do gerente do projeto, alteração  substancial  do orçamento ou do cronograma previstos. O Termo de Abertura, nesse modelo “urgente” de plano, também deve incorporar alguns elementos que tradicionalmente deviam estar na Declaração de Escopo. Nesse caso, o que se propõe é a criação de um documento único que aglutine pontos principais da Declaração de Escopo dentro do Termo de Abertura. 

2. Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto – Processo que visa desenvolver  a ferramenta  principal do dimensionamento do escopo do projeto. A EAP do projeto é uma estrutura  visual hierárquica que apresenta a decomposição do projeto em partes  menores, mais gerenciáveis, denominadas pacotes  de trabalho. Deve ser construída de modo “top-down” e detalhada inicialmente em até, aproximadamente, 3 níveis. Os demais níveis serão atualizados  e detalhados com o desenvolvimento de projetos  através de modelos  de planejamento em ondas sucessivas (GITHENS, 1998).

3. Elaborar o Cronograma – Processo que atribui durações aos pacotes de trabalho (menor nível da EAP) e relaciona as precedências entre esses pacotes, gerando o Diagrama de Rede e o Gráfico de Gantt do projeto. Nessa etapa, a duração estimada do projeto é determinada.

4. Estruturar o Orçamento do Projeto – O objetivo deste  processo  é criar uma estimativa de custos dos trabalhos do projeto que, consolidada  irá gerar o orça- mento do projeto e gerar a linha de base de custos. O orçamento do projeto deve ser elaborado  no nível de detalhe  que seja compatível  com o efetivo detalha- mento dos trabalhos e pode/deve ser refinado com as atualizações do projeto.

5. Elaborar a Matriz de Responsabilidades – Processo que visa desenvolver  a planilha que define as responsabilidades dentro  do projeto. Relaciona as entregas e/ou  grandes  blocos da EAP com os recursos humanos  responsáveis  pela execução e aprovação  dos trabalhos, bem como as partes interessadas que de- vem ser informadas e consultadas. Popularmente conhecida  como matriz RACI (ARMSHAW, 2005).

6. Desenvolver o Plano de Comunicações – Processo que tem como objetivo desenvolver  uma planilha simplificada que destaca  quem  recebe  a informação (principais partes  interessadas identificadas), o que  será comunicado, quando será feita a comunicação, onde será coletada  a informação, porque  a comunicação está sendo realizada, quem é responsável pela comunicação, como ela será feita e quanto  custará a produção  da informação (5W e 2H).

7. Desenvolver o Plano Preliminar de Riscos – O objetivo deste processo é identificar os potenciais  riscos do projeto  utilizando  uma  abordagem estruturada para coletar e documentar os riscos identificados, tais como a Técnica de Grupo Nominal (NGT), o Delphi e o Brainstorming (ADAMS  & MEANS, 2006). Sugere-se que apenas  as ameaças  sejam identificadas, descartando-se as oportunidades, para que o processo seja desenvolvido mais rapidamente. Em seguida, os riscos identificados  são analisados  em termos  de probabilidade, impacto  e urgência, permitindo que eventuais  planos de ação sejam desenvolvidos  como resposta aos riscos com maior exposição. O plano de riscos será atualizado  ao longo da execução dos trabalhos.

8. Consolidar Informações no Plano de Projetos – Processo que agrupa os documentos anteriormente produzidos no Plano do Projeto. Eventuais apresentações e documentos de apoio também podem ser consolidados  no plano para facilitar o processo de apresentação do projeto para os responsáveis pela aprovação.

9. Aprovar os Documentos  do Plano do Projeto – O objetivo deste  processo é garantir que os responsáveis  pelas aprovações  façam uma análise dos documentos  e análises desenvolvidos  no plano do projeto, verificando se todas  as entregas previstas estão de acordo com os objetivos determinados. A aprovação autoriza o início dos trabalhos e transforma o plano de projeto aprovado na linha de base de avaliação de desempenho.

10. Realizar a Reunião de Lançamento do Projeto – A reunião de lançamento do projeto  é um evento  de extrema  importância  porque  visa divulgar o início das atividades  do projeto  e como ele deve contribuir para atingir os objetivos estratégicos da Organização. Além de se constituir como uma oportunidade que busca  garantir  o comprometimento da Organização  em relação ao projeto, é considerada como a primeira reunião de trabalho da equipe principal do projeto, na qual o plano é apresentado, sempre buscando o comprometimento das partes interessadas.

Espero que seja útil e até a próxima.